Como controlar as contas a pagar de várias empresas sem perder prazos

Por que o controle se perde quando você tem mais de uma empresa

Com uma empresa, a cabeça dá conta. Com duas ou mais, os prazos se multiplicam: cada CNPJ tem seu aluguel, seus impostos, seus fornecedores e suas licenças. As contas chegam por canais diferentes, como e-mail, aplicativo do banco, papel e WhatsApp, e cada uma tem uma data.

O resultado é conhecido: juros e multa de boleto atrasado, serviço cortado, licença vencida em dia de fiscalização. Quase sempre o problema não é falta de dinheiro, e sim falta de aviso.

Passo 1: junte todos os vencimentos em um só lugar

Faça uma lista única com todas as contas de todas as empresas. Para cada uma, anote a empresa, o que é, o valor, a data de vencimento e se ela se repete. Inclua o que não é boleto: alvarás, licenças, certificado digital, anuidades e contratos.

Comece pelo básico, que costuma ser aluguel, água, luz, internet, folha e impostos. Depois acrescente o resto. Uma lista incompleta que já avisa vale mais que uma lista perfeita que nunca fica pronta.

Passo 2: dê um responsável para cada conta

Quando todo mundo é responsável, ninguém é. Defina quem cuida de cada vencimento: você, um sócio, o gerente da loja ou alguém do financeiro. O aviso deve chegar para essa pessoa.

Passo 3: use recorrência para não cadastrar tudo de novo

A maioria das contas se repete todo mês, trimestre ou ano. Marque a recorrência uma vez e deixe a próxima ocorrência ser criada sozinha quando você der baixa na atual. Isso reduz o trabalho de manutenção a quase zero.

Passo 4: receba o aviso antes, e não no dia

Lembrete no dia do vencimento chega tarde, porque às vezes o pagamento precisa de aprovação ou de saldo transferido. O ideal é receber três avisos: 2 dias antes, 1 dia antes e no dia. Planilha e agenda não fazem isso sozinhas para várias empresas; uma ferramenta de controle de vencimentos faz.

Passo 5: revise a semana toda segunda-feira

Reserve 10 minutos na segunda para olhar o que vence nos próximos 7 dias em todas as empresas. Confira saldo, separe o que precisa de aprovação e marque como pago o que já foi quitado. Guarde o comprovante junto da conta: no fim do mês, mande a lista para o contador.

Planilha ou ferramenta?

A planilha é um ótimo começo e não custa nada; por isso deixamos um modelo gratuito para baixar. O limite dela é não avisar: depende de alguém lembrar de abrir. Quando o número de empresas cresce, uma central de vencimentos que avisa por e-mail e mostra tudo num painel economiza tempo e evita multas.