Sistema de controle de vencimentos para várias empresas: como escolher

Primeiro, qual é o problema que você quer resolver?

Existem três tipos de ferramenta que costumam aparecer quando alguém procura como controlar contas a pagar: planilhas e agendas, sistemas de gestão completos (ERP e gestão financeira) e centrais de vencimentos. Cada uma resolve um problema diferente.

Se o seu problema é perder prazos, pagar multa por esquecimento ou não saber o que vence esta semana em cada empresa, o que você precisa é de aviso antecipado e de uma visão única de todos os vencimentos. Fluxo de caixa, conciliação bancária e emissão de nota são outra necessidade, mais ligada a um sistema de gestão completo.

1. Aviso antes do prazo, para a pessoa certa

O ponto mais importante é o aviso chegar com antecedência, e não só no dia. Confira se o sistema avisa alguns dias antes, se avisa de novo no dia e se o aviso vai para quem realmente paga aquela conta, e não só para o dono.

2. Todas as empresas num painel só

Quem tem mais de uma empresa precisa ver tudo junto: o que vence hoje, na semana e no mês, de todos os CNPJs, sem entrar e sair de várias contas. Veja também se dá para filtrar por empresa quando precisar.

3. Contas que repetem sem retrabalho

Aluguel, luz, internet, impostos e anuidades se repetem. Um bom sistema deixa você cadastrar a recorrência uma vez e já agenda a próxima ocorrência quando a atual é marcada como paga.

4. Mais do que boletos

Nem tudo que vence é boleto. Alvarás, licenças, vistorias, certificado digital, contratos e seguros também têm data. Prefira uma solução em que dá para cadastrar qualquer tipo de vencimento, com ou sem valor.

5. Equipe, responsáveis e histórico

Se mais de uma pessoa cuida das contas, veja se dá para dar acesso a cada uma com o papel certo (quem cadastra, quem só marca como pago, quem só consulta) e por empresa. O histórico com quem pagou, quando e o comprovante anexado evita a pergunta "isso foi pago?" e facilita o fechamento com o contador.

6. Começar rápido

Uma ferramenta que leva semanas para implantar costuma ficar pela metade. Veja se dá para importar a planilha que você já usa, cadastrar pela foto do boleto e começar só pelo básico, completando com o tempo.

7. Preço proporcional ao seu tamanho

Compare o valor por empresa e o que está incluído. Desconfie de recursos essenciais cobrados à parte e verifique se o cancelamento é simples e sem multa.

Quando cada tipo de solução faz sentido

Planilha ou agenda: serve no começo, com poucas contas, desde que alguém lembre de abrir todos os dias.

Sistema de gestão completo: faz sentido quando você precisa de fluxo de caixa, conciliação e emissão de notas, e tem equipe e orçamento para implantar.

Central de vencimentos: faz sentido quando o problema é não perder prazos em uma ou várias empresas, com aviso automático e pouco trabalho de manutenção. É a proposta da Venzi: tudo o que vence num painel, aviso 2 dias antes, 1 dia antes e no dia, a partir de R$ 50 por mês.