As colunas essenciais
Empresa (CNPJ), conta (o que é), categoria (fixa, variável ou anual), valor, vencimento, recorrência (mensal, anual, única), responsável, situação (a pagar, paga, atrasada), data do pagamento e link do comprovante. Com isso você responde a qualquer pergunta do sócio ou do contador.
Várias empresas: uma aba só, não uma por CNPJ
O erro mais comum é criar uma aba por empresa. Fica impossível ver o que vence na semana em todas. Use uma tabela única e filtre pela coluna Empresa. Se você está começando, o guia de como controlar as contas a pagar de várias empresas mostra o método completo.
Fórmulas e recursos que ajudam
Uma coluna "Dias para vencer" com a fórmula =vencimento − HOJE() mostra quanto falta para cada conta. A formatação condicional pinta de vermelho o que está vencido e de amarelo o que vence em até 3 dias. Um filtro por semana responde à pergunta mais importante: o que vence agora?
A rotina que faz a planilha funcionar
Toda segunda-feira, abra a planilha, veja o que vence nos próximos 7 dias, confira o saldo, separe o que precisa de aprovação e marque como pago o que já foi quitado, com o comprovante.
5 sinais de que a planilha já não dá conta
1. Tem uma aba por empresa. 2. Só uma pessoa entende. 3. Ela não avisa: depende de alguém lembrar de abrir. 4. Já aconteceu de pagar duas vezes, ou nenhuma. 5. O comprovante não está lá quando o contador pede.
Marcou dois ou mais? A Venzi – Central de vencimentos importa a planilha que você já tem, além de fotos e PDFs de boletos, e passa a avisar 2 dias antes, 1 dia antes e no dia de cada vencimento, para cada responsável. Veja os recursos e os planos.
Conteúdo informativo, baseado na regra geral. Para a situação da sua empresa, confirme com o seu contador.
