Documentos e licenças da empresa que vencem: a lista que ninguém lembra

1Por que esses vencimentos são os mais esquecidos

Boleto chega todo mês. Licença, não. Como muitos documentos vencem uma vez por ano, ou a cada dois ou três anos, ninguém lembra da data até o dia em que a fiscalização pede, o banco recusa ou a nota fiscal não sai.

2A lista de documentos com validade

Alvará de funcionamento: licença da prefeitura, por endereço. Veja o que fazer com o alvará de funcionamento vencido.

AVCB ou CLCB: o certificado do Corpo de Bombeiros, com validade definida por cada estado.

Licença sanitária: obrigatória para alimentação, saúde e outras atividades fiscalizadas pela vigilância sanitária.

Licença ambiental: para atividades com impacto ambiental, conforme a lei local.

Certificado digital (e-CNPJ): o A1 costuma valer 1 ano e o A3 até 3 anos. Vencido, a empresa fica sem emitir nota fiscal. Leia o guia do certificado digital vencido.

Seguros: empresarial, de fiança do aluguel, de veículos e de responsabilidade civil.

Contrato de aluguel: fim do prazo e data do reajuste anual.

Certidões negativas: a certidão federal, por exemplo, tem validade de 180 dias e é pedida em financiamentos e licitações.

Anuidades de conselhos profissionais, como CRM, CRO, CREA e CRC, quando a atividade exige.

Registro de marca no INPI: vale 10 anos e pode ser prorrogado.

Manutenção de extintores e equipamentos de segurança, que em geral tem prazo anual.

3Como organizar os documentos de várias unidades

Faça uma tabela por unidade com o documento, o órgão responsável, a data de validade, quanto tempo leva para renovar e quem cuida. Peça o aviso com antecedência suficiente para a renovação, e não só na data do vencimento.

Na Venzi – Central de vencimentos, documentos sem valor entram na mesma lista dos boletos, com aviso 2 dias antes, 1 dia antes e no dia, e um responsável por item. Para grupos com várias empresas, veja a página de controle de vencimentos para grupos familiares e como controlar as contas de várias empresas.